Was ist eine KI-Potenzialanalyse?
Eine KI-Potenzialanalyse untersucht Aufgaben, Prozesse, Daten und Systeme eines Unternehmens und ordnet mögliche KI-Anwendungen nach Nutzen, Aufwand und Umsetzbarkeit. Sie soll nicht möglichst viele Ideen sammeln, sondern drei Fragen beantworten: Was kann direkt getestet werden? Was braucht Vorbereitung? Und was sollte vorerst nicht umgesetzt werden?
Das kostenlose Erstgespräch dient der ersten Einordnung. Die Potenzialanalyse ist ein bezahlter, strukturierter Arbeitsblock mit dokumentiertem Ergebnis.
Wann sie sinnvoll ist
Eine Analyse lohnt sich, wenn viele Ideen im Raum stehen, Daten und Systeme unklar sind oder die Geschäftsführung eine solide Grundlage für die Entscheidung braucht. Sie ist ebenfalls hilfreich, wenn mehrere Abteilungen betroffen sind oder ein Pilot später in den Betrieb überführt werden soll.
Bei einem klaren Projektumfang ist sie nicht zwingend. Wenn Ziel, Nutzer, Datenquelle und gewünschtes Ergebnis bereits feststehen, kann ein kurzer Projektworkshop schneller zum Projekt führen.
So läuft die Analyse ab
1. Ziele und Rahmen klären
Zu Beginn werden Geschäftsziel, betroffene Teams, zeitlicher Rahmen und Entscheidungsfragen festgelegt. Ohne diese Begrenzung entsteht leicht eine unverbindliche Ideensammlung.
2. Prozesse und Reibung erfassen
Interviews oder Workshops betrachten die tatsächliche Arbeit: Wo wird gesucht, kopiert, geprüft, übertragen oder auf Informationen gewartet? Welche Schritte sind häufig, teuer oder fehleranfällig?
3. Daten und Systeme prüfen
Für relevante Anwendungsfälle werden Datenquellen, Qualität, Berechtigungen, Schnittstellen und Schutzbedarf untersucht. Eine gute Idee ohne erreichbare Daten ist noch kein umsetzbarer Anwendungsfall.
4. Anwendungsfälle bewerten
Bewertungskriterien können erwarteter Nutzen, Umsetzbarkeit, Datenreife, Integrationsaufwand, Fehlerfolgen, Akzeptanz und Betriebsaufwand sein. Gewichtungen müssen zum Unternehmen passen; eine scheinbar objektive Punktzahl ersetzt keine Diskussion.
5. Zielbild und Umsetzungsplan entwickeln
Geeignete Anwendungsfälle werden in Pilot, Vorbereitung und spätere Optionen eingeordnet. Dazu gehören Architektur, Verantwortlichkeiten, menschliche Freigaben, Erfolgskriterien und nächste Entscheidungen.
Welche Ergebnisse Sie erwarten können
- dokumentierter Ist-Zustand und relevante Engpässe,
- priorisierte Anwendungsfälle mit Begründung,
- Daten-, Sicherheits- und Integrationsfragen,
- Empfehlung für Cloud, EU, lokal oder hybrid, soweit entscheidbar,
- Pilotdefinition mit Abnahmekriterien,
- Umsetzungsplan und Aufwandsschätzung,
- Vorschlag für Einführung, AI Literacy und späteren Betrieb.
Die Übergabe umfasst damit eine Zusammenfassung des Ist-Zustands, priorisierte Anwendungsfälle, dokumentierte Abhängigkeiten und Risiken, einen Umsetzungsplan, eine Umsetzungsempfehlung sowie eine Aufwands- und Kostenschätzung. Annahmen und noch offene Entscheidungen werden ausdrücklich ausgewiesen.
Eine Potenzialanalyse ist keine rechtliche Konformitätsprüfung und keine Garantie für einen bestimmten wirtschaftlichen Effekt. Rechtliche und fachliche Bewertungen müssen von den zuständigen Stellen erfolgen.
Beispiel für eine Priorisierung
Ein Unternehmen nennt Wissenssuche, automatische Angebotslegung und einen Voice Agent. Die Analyse zeigt: Produktunterlagen sind gut gepflegt, Angebotsregeln jedoch uneinheitlich und Telefonvolumen nicht ausgewertet. Ergebnis: Wissenssuche eignet sich für einen Pilot, Angebotsprozesse brauchen zuerst Standardisierung und für den Voice Agent fehlen noch ausreichend aussagekräftige Gesprächsdaten.
Nicht geeignet ist eine umfassende Analyse, wenn ein kleines Vorhaben bereits eindeutige Nutzer, Quellen, Ergebnis und Abnahmekriterien hat. In diesem Fall wäre zusätzliche Analysearbeit teurer als ein sauber abgegrenztes Umsetzungspaket.
Fragen vor der Beauftragung
- Werden auch ungeeignete Anwendungsfälle klar benannt?
- Sind Daten, Integration und Betrieb Teil der Analyse?
- Entsteht eine umsetzbare Priorisierung statt einer langen Ideenliste?
- Werden Annahmen und Unsicherheiten dokumentiert?
- Sind Fachbereiche, IT und Geschäftsführung angemessen eingebunden?
Die kommerzielle Leistung ist unter KI-Potenzialanalyse beschrieben.
Quellen und weiterführende Informationen
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Ausgangslage klären